Club Base Cloud trägt die Vereinsarbeit, die sonst an einem Abend im Jahr hängen bleibt. Ein Beitragslauf erzeugt aus der Mitgliederliste die Rechnungen und daraus eine SEPA-Lastschriftdatei für eure Bank. Ein Mitgliederportal, das am Sportplatz aufgeht. Und eine Spenderdatenbank, die die Mitgliederverwaltung nie öffnen kann.
| Mitglied | Beitragsklasse | Zahlt per |
|---|---|---|
| 00042 · N. Brandt | Erwachsene | Lastschrift |
| 00043 · L. Kunze | Jugend bis 18 | Lastschrift |
| 00044 · A. Seidel | Erwachsene | Antrag offen |
| 00019 · W. Zimmer | Ehrenmitglied | beitragsfrei |
Jeder Name und jede Zahl auf dieser Seite gehört zu einem erfundenen Verein.
Die meisten Vereinsprogramme lösen eine dieser drei Aufgaben ordentlich und behandeln die anderen beiden als Nebensache. Club Base Cloud ist für alle drei zugleich gebaut — weil ein Verein an allen dreien zugleich hängt.
Aus der Mitgliederliste entstehen Rechnungen, aus den Rechnungen eine Lastschriftdatei im Format pain.008, das jede deutsche Bank annimmt. Erst- und Folgelastschriften bekommen eigene Blöcke mit eigenem Fälligkeitstag, der Termin fällt nie auf ein Wochenende oder einen TARGET-Feiertag, und Umlaute werden in den SEPA-Zeichensatz umgeschrieben, bevor die Bank die Datei zurückweist.
Die Portalseiten laden ohne Rahmenwerk und ohne Bündel — auf dem Sportplatz, im Vereinsheim und auf einem fünf Jahre alten Telefon. Zusagen sind ein Fingertipp, nicht drei. Jedes Mitglied sieht seine eigenen Termine, seine eigenen Beiträge und pflegt seine Anschrift selbst.
Spender liegen in einer eigenen Datenbank mit eigener Verbindung und eigenem Rollenkreis. Eine Trainerin mit Zugang zur Mitgliederliste kann nicht sehen, wer wie viel gibt — nicht, weil eine Abfrage es ausblendet, sondern weil ihre Verbindung diese Tabellen nicht kennt. Die Sammelbestätigung nach § 50 EStDV entsteht aus denselben Daten.
Das ist die Oberfläche, hier nachgebaut, damit ihr euch durchklicken könnt, bevor ihr mit jemandem sprecht. Wer lieber im echten System klickt: Der Vorführverein läuft unter demo.clubbasecloud.com.
Jede Zahl hier führt auf die Liste dahinter. Eine Kennzahl, die man nicht aufklappen kann, ist eine Verzierung.
| Nr. | Name | Beitragsklasse | Status | Zahlt per |
|---|---|---|---|---|
| 00019 | Werner Zimmer | Ehrenmitglied | Aktiv | beitragsfrei |
| 00042 | Nina Brandt | Erwachsene | Aktiv | Lastschrift ···· 0031 |
| 00043 | Leon Kunze | Jugend bis 18 | Aktiv | Lastschrift ···· 0044 |
| 00044 | Ayse Seidel | Erwachsene | Antrag | Mandat fehlt noch |
| 00051 | Marek Roth | Erwachsene | Aktiv | Überweisung |
| 00058 | Uwe Reinhardt | Erwachsene | Ruhend | Lastschrift ···· 0067 |
„Lastschrift" ohne Mandat zieht nichts ein. Deshalb steht das Mandat neben dem Zahlungsweg und nicht auf einer zweiten Seite.
| Beitragsklasse | Beitrag | Mitglieder | Offen für Neue |
|---|---|---|---|
| Erwachsene | 120,00 € / Jahr | 96 | ✓ |
| Jugend bis 18 | 60,00 € / Jahr | 54 | ✓ |
| Familie | 200,00 € / Jahr | 18 | ✓ |
| Passiv | 40,00 € / Jahr | 14 | ✓ |
| Ehrenmitglied | 0,00 € | 2 | — |
Wird ein Beitrag erhöht, ändert sich diese eine Zeile. Schon gestellte Rechnungen behalten trotzdem ihren Betrag — die Rechnung kopiert ihn beim Stellen.
„143 von 168" ohne die fehlenden 25 ist keine Auskunft, sondern eine Suchaufgabe.
Der Name steht ohne Umlaute in der Datei: Der SEPA-Zeichensatz kennt kein ü und kein ß, und die Bank weist die ganze Datei ab, nicht die eine Zeile. Der 15.07. war ein Mittwoch — hätte er auf einen TARGET-Feiertag gefallen, wäre der Termin von selbst weitergerückt.
Der Einzug wird erst gebucht, wenn das Geld auf dem Kontoauszug steht — nicht beim Erzeugen der Datei.
| Nr. | Mitglied | Betrag | Fällig | Status |
|---|---|---|---|---|
| B-2026-00019 | Nina Brandt | 60,00 € | 15.01.2026 | Bezahlt |
| B-2026-00022 | Sven Hartwig | 60,00 € | 15.01.2026 | Rücklastschrift |
| B-2026-00027 | Marek Roth | 60,00 € | 15.01.2026 | Überfällig |
| B-2026-00031 | Katrin Schuster | 100,00 € | 15.07.2026 | Offen |
Die Rücklastschrift wird gegengebucht, nicht gelöscht: Die Rechnung ist wieder offen, und der Beleg über den Einzug bleibt stehen. Ohne ihn steht die Rücklastschriftgebühr in der Luft.
| Abteilung | Mannschaft | Personen | Termine |
|---|---|---|---|
| Fußball | Erste Herren | 23 | 18 |
| Fußball | U15 | 16 | 12 |
| Turnen | Eltern-Kind-Turnen | 31 | 9 |
| Schwimmen | Wettkampfgruppe | 14 | 11 |
Trainer, die selbst nicht Mitglied sind, stehen im Kader — nur so sehen sie die Termine. In der Verwaltung sieht eine Trainerin ihre eigenen Mannschaften und die Termine, die den ganzen Verein angehen.
| Wann | Was | Mannschaft | Rückmeldungen | Anwesenheit |
|---|---|---|---|---|
| Mi, 15.07. 19:00 | Training | Erste Herren | 16 ✓ · 3 ✗ · 2 ? | — |
| Sa, 18.07. 15:00 | Punktspiel gegen SV Beispieldorf | Erste Herren | 19 ✓ · 2 ✗ · 1 ? | — |
| Mi, 08.07. 19:00 | Training | Erste Herren | 18 ✓ · 2 ✗ · 1 ? | 21 |
| Fr, 25.07. 19:30 | Mitgliederversammlung | Ganzer Verein | 62 ✓ · 8 ✗ · 14 ? | — |
Zusage und Anwesenheit bleiben getrennt. Wer zusagt und nicht kommt, ist genau der Fall, den ein Trainer sehen will — eine gemeinsame Spalte würde ihn verschlucken.
Drei Knöpfe: dabei, kann nicht, weiß noch nicht. Die zweite Antwort ändert die erste. Nach dem Rückmeldeschluss ist sie geschlossen, weil der Trainer dann aufgestellt hat.
| Nr. | Wofür | Fällig | Betrag | Status |
|---|---|---|---|---|
| B-2026-00019 | Mitgliedsbeitrag 1. Halbjahr 2026 | 15.01.2026 | 60,00 € | Bezahlt |
| B-2026-00108 | Mitgliedsbeitrag 2. Halbjahr 2026 | 15.07.2026 | 60,00 € | Offen |
Einzug per Lastschrift von ···· 0031. Dass jedes Mitglied das selbst sehen kann, erspart der Kasse die Hälfte aller Rückfragen.
E-Mail, Telefon und Anschrift ändert das Mitglied selbst — das weiß es am besten. Mitgliedsnummer und Beitragsklasse bleiben beim Verein, sonst wäre die Beitragsordnung eine Selbstbedienung.
| Datum | Spender | Zweck | Betrag | Status |
|---|---|---|---|---|
| 12.02.2025 | Elektro Musterlicht GmbH | Neuer Kunstrasen | 500,00 € | Auf dem Konto |
| 12.03.2025 | Andrea Wieland | Jugendarbeit | 50,00 € | Auf dem Konto |
| 12.05.2025 | Bäckerei Sonnenfeld | Jugendarbeit | 250,00 € | Auf dem Konto |
| 12.08.2025 | Elektro Musterlicht GmbH | Neuer Kunstrasen | 500,00 € | Angekündigt |
Auf die Bestätigung kommt nur, was auf dem Konto ist. Alles andere wäre eine unrichtige Bestätigung — und dafür haftet der Verein.
Einmal ausgestellt, ändert sie sich nie. Das gesetzlich vorgeschriebene Doppel (§ 50 Abs. 7 EStDV) ist der verschlüsselte Abzug in der Datenbank; das PDF entsteht daraus jedes Mal neu. Zieht der Verein 2029 um, zeigt das Doppel von 2025 trotzdem die Anschrift von 2025.
Eine eigene Verbindung und eine eigene Datenbank je Verein. Eine Trainerin mit Zugang zur Mitgliederliste kann die rechte Seite nicht sehen — nicht, weil eine Abfrage sie ausblendet, sondern weil ihre Verbindung diese Tabellen nicht kennt. Wird ein Verein gelöscht, geht seine Spendendatenbank mit.
Jeder Name, jede Zahl und jeder Betrag darin gehört zum TSV Musterstadt 1897 e. V. — einem Verein, den es nicht gibt. Auch die Kontonummern sind rechnerisch gültig und trotzdem unmöglich: Die Bankleitzahl 00000000 ist an keine Bank vergeben.
Kein allgemeines Kontaktprogramm mit Vereinsanstrich. Jeder Punkt hier steht drin, weil an ihm ein Vorstand hängt, der die Sache neben seinem Beruf macht.
Person und Mitgliedschaft stehen in einem Formular, weil sie im Kopf des Vorstands auch eine Sache sind. Mitgliedsnummern werden lückenlos vergeben, Antrag, Aufnahme, Ruhen und Austritt sind Zustände mit erlaubten Übergängen statt eines Freitextfelds.
Eine öffentliche Seite, auf der jemand beitreten kann, ohne ein PDF auszudrucken. Was dort entsteht, ist ausdrücklich ein ANTRAG — über die Aufnahme entscheidet der Vorstand, so wie es in eurer Satzung steht. Er landet mit einem Zähler in der Mitgliederliste.
Erwachsene, Jugend, Familie, Passiv, Ehrenmitglied — mit euren Beträgen und eurem Zahlungsrhythmus. Wird ein Beitrag erhöht, ändert sich eine Zeile. Schon gestellte Rechnungen behalten trotzdem ihren Betrag, weil die Rechnung ihn kopiert.
Ansehen, Rechnungen stellen, Lastschriftdatei erzeugen. Die Vorschau sagt vorher, wer wie viel bekommt, und kostet nichts. Wer den Knopf zweimal drückt, erzeugt nichts doppelt — das steht nicht nur im Programm, sondern als eindeutiger Schlüssel in der Datenbank.
Jede IBAN wird beim Eintragen gegen ihre Prüfziffern gerechnet; ein Zahlendreher kommt gar nicht erst zur Bank. Die Mandatsreferenz enthält die Mitgliedsnummer, damit eine Rücklastschrift ohne Datenbank zuzuordnen ist. Ein Kontowechsel erzeugt ein neues Mandat und beginnt wieder als Erstlastschrift — genau so erwartet es die Bank des Zahlers.
Kommt Geld zurück, wird die Zahlung nicht gelöscht, sondern gegengebucht: Die Rechnung ist wieder offen, und der Beleg, dass eingezogen wurde, bleibt stehen. Ohne ihn steht die Rücklastschriftgebühr in der Luft.
Zwei Ebenen — Abteilung und darunter Mannschaft oder Gruppe. Trainer, die selbst nicht Mitglied sind, stehen im Kader und sehen die Termine. Eine Trainerin sieht in der Verwaltung nur ihre eigenen Mannschaften, dazu die Termine, die den ganzen Verein angehen.
Nach dem Training hakt der Trainer ab, wer da war. Wer nirgends angehakt ist, bekommt ausdrücklich den Vermerk „gefehlt" — eine fehlende Zeile hieße „nicht erfasst", und das ist etwas anderes. Zusage und Anwesenheit bleiben getrennt: Wer zusagt und nicht kommt, ist genau der Fall, den ein Trainer sehen will.
Wird ein Austritt erfasst, wird ein bestehendes SEPA-Mandat im selben Vorgang widerrufen. Eine Lastschrift ohne Grundlage ist der teuerste Fehler in diesem Bereich — und der, den man am leichtesten vergisst.
Die meisten eurer Mitglieder öffnen das hier auf dem Handy, zwischen Umkleide und Anpfiff, mit einem Balken Empfang. Das war eine Bauvorgabe und kein nachträglicher Gedanke.
Die Portalseiten tragen kein Rahmenwerk und kein Bündel mit sich herum. Sie laden über eine schlechte Mobilverbindung und auf einem alten Telefon.
Drei Knöpfe — dabei, kann nicht, weiß noch nicht. Die zweite Antwort ändert die erste, statt eine zweite abzugeben. Nach dem Rückmeldeschluss ist die Antwort geschlossen, weil der Trainer dann aufgestellt hat.
Jedes Mitglied sieht seine Rechnungen, was offen ist und von welchem Konto eingezogen wird. Das erspart der Kasse die Hälfte aller Rückfragen — und dem Mitglied das Gefühl, etwas nicht zu wissen.
Umzug, neue Telefonnummer, neue Adresse: Das weiß das Mitglied am besten. Mitgliedsnummer und Beitragsklasse bleiben beim Verein — sonst wäre die Beitragsordnung eine Selbstbedienung.
Das Portal trägt eine Sperre für Suchmaschinen. Die Mitgliederliste eines Vereins gehört in keinen Suchindex, und ein Verein sollte nicht darauf angewiesen sein, das zu hoffen.
Der Beitragseinzug ist die Stelle, an der Vereinsprogramme entweder ihr Geld wert sind oder Arbeit machen. Deshalb steht hier, was wirklich gebaut ist — und nicht, was gut klingt.
Die alte Fassung, nicht die neue: Das deutsche DFÜ-Abkommen führt pain.008.001.02 seit Jahren als das Format, das überall angenommen wird. Ein Verein, der seine Datei nicht hochladen kann, hat kein Programm.
Die Datei geht zur Bank — und der Auszug kommt zurück. Ladet ihn als CAMT.053 aus dem Online-Banking hoch: Zahlungen und Rücklastschriften buchen sich selbst, weil die Rechnungsnummer als Ende-zu-Ende-Kennung in jeder einzelnen Lastschrift mitgereist ist. Nichts wird über Beträge und Namen geraten, und was sich nicht zuordnen lässt, steht namentlich im Bericht statt still zu verschwinden.
Ein neu aufgenommenes Mitglied ist im selben Lauf eine Erstlastschrift, während alle anderen Folgelastschriften sind. Beide bekommen einen eigenen Zahlungsblock mit eigener Vorlaufzeit und eigenem Fälligkeitstag.
Eine Lastschrift wird nur an einem TARGET-Geschäftstag ausgeführt. Wer den 1. Mai in die Datei schreibt, bekommt sie zurück. Das System kennt Wochenenden, Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, den 1. Mai und die Weihnachtstage — und rechnet Ostern selbst aus, statt sich auf eine PHP-Erweiterung zu verlassen, die auf einem Hoster fehlen kann.
Der SEPA-Zeichensatz kennt kein ü und kein ß. Ein „Müller-Löwenstein" im Kader ist kein Randfall, sondern der Normalfall — und die Bank weist die GANZE Datei ab, nicht die eine Zeile. Namen und Verwendungszweck werden umgeschrieben und auf die zulässige Länge gekürzt.
„27 von 30" ohne die fehlenden drei ist keine Auskunft, sondern eine Suchaufgabe. Vor dem Erzeugen der Datei steht namentlich da, wer nicht dabei ist und warum: zahlt per Überweisung, kein gültiges Mandat, Mandat seit über 36 Monaten nicht benutzt.
Eine Rechnung, die schon in einer Datei steht, kommt in keine zweite. Und der Einzug wird erst gebucht, wenn das Geld auf dem Kontoauszug steht — nicht beim Erzeugen der Datei. Wer beim Erzeugen bucht, hat eine Kasse, die Geld zeigt, das nie kam.
Die meisten Vereinsprogramme führen Spender in derselben Datenbank wie Mitglieder und trennen sie mit einer Berechtigung. Wer wie viel gibt, ist aber die heikelste Zahl im Verein — und eine Berechtigung ist eine Zeile, die jemand ändern kann.
Spender liegen auf einer eigenen Verbindung mit eigener Datenbank je Verein. Die Sitzung der Geschäftsstelle kennt diese Tabellen nicht — auch der Vorstand sieht sie nur über den Rollenkreis Spendenverwaltung.
Die Anschrift eines Spenders liegt verschlüsselt in der Datenbank. Der Server kann sie lesen, weil die Bestätigung sie braucht; ein gestohlener Datenabzug nicht.
Eine Bestätigung je Spender und Jahr, mit Gesamtbetrag in Ziffern und in Buchstaben, jeder einzelnen Zuwendung in der Anlage und dem Hinweis auf den Freistellungsbescheid. Einmal ausgestellt, ändert sie sich nie — eine Korrektur ist eine Anzeige beim Finanzamt und kein Feld-Update.
Bei Sportvereinen sind Mitgliedsbeiträge nach § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG nicht abziehbar. Das ist ein Schalter in den Vereinsdaten und keine Programmentscheidung: Musik-, Heimat- und Karnevalsvereine dürfen bestätigen, Sportvereine nicht.
Das gesetzlich vorgeschriebene Doppel (§ 50 Abs. 7 EStDV) ist der verschlüsselte Abzug in der Datenbank; das PDF entsteht daraus jedes Mal neu. So liegt keine Klartextanschrift eines Spenders dauerhaft auf der Platte. Den Wortlaut prüft euer Steuerberater, bevor die erste echte Bestätigung hinausgeht.
Zieht den Regler auf eure Mitgliederzahl. Zwei Zahlen wachsen mit, die dritte nicht — und genau das ist der Unterschied zu einer Liste im Onlinebanking.
Angenommen sind 85 % Lastschriftzahler — der Rest überweist oder zahlt bar und steht namentlich in der Ausnahmeliste.
Club Base Cloud ist neu, und wir sagen das offen. Der Kern — Mitglieder, Beitragslauf, SEPA-Datei, Portal, Spenden — ist gebaut und mit einer Testreihe belegt, bevor wir mit einem Verein gesprochen haben. Was noch fehlt, sagen wir auf der Seite „Datenhaltung", nicht im Gespräch.
Das erste Jahr kostenlos oder symbolisch. Dafür schriftlich vereinbart:
Etwa zehn Minuten. Nichts davon ist Pflicht.
Wir fragen, was euch die Vereinsverwaltung heute quer über alle Werkzeuge kostet, und schlagen etwas vor, das darunter liegt. Drei Dinge stehen schon fest:
Ein Mitglied mehr oder eine Abteilung mehr lässt die Rechnung nicht wachsen. Ein Verein, der wächst, soll dafür nicht bestraft werden.
Beiträge und Spenden gehen mit eurer Gläubiger-ID auf euer Konto. Über uns fließt kein Geld — also gibt es auch nichts, wovon wir etwas nehmen könnten.
Mitglieder, Beiträge, Zahlungen und Termine gehen vollständig mit. Ein Ausstieg, der Arbeit macht, ist ein Vertrag mit anderen Mitteln.
Club Base Cloud ist kein Nebenprodukt einer Agentur, die vor allem Websites baut. Es ist das dritte System der Base-Cloud-Linie — und die beiden anderen laufen bereits mit echten Anwendern.
Gemeindeverwaltung mit Dienstplänen, Gruppen, Spenden und einer eigenen Mitglieder-App in zwei App-Stores. Der Beitragseinzug von Club Base Cloud steht auf dem Spendenteil, der dort seit Monaten Geld bewegt.
Ansehen ↗Für Bibelschulen und theologische SeminareStudentenverwaltung, Lernplattform und Spendenwesen. Von dort kommt der Motor, der fachlich neutral gebaut ist — Person, Beitrag, Rechnung, Spender heißen dort genauso und tragen deshalb auch einen Verein.
Ansehen ↗Zehn Fragen zu eurer Mitgliederverwaltung, eurem Beitragseinzug und eurer Satzung. Beantwortet sie, und wir sagen ehrlich, ob Club Base Cloud zu euch passt — auch wenn die Antwort nein lautet.
Die 10 Fragen beantworten