Wo eure Daten liegen — und wer sie sehen kann

Diese Seite ist für die Person geschrieben, die die Entscheidung in einer Vorstandssitzung vertreten muss. Sie beschreibt, wie Club Base Cloud tatsächlich gebaut ist — nicht, wie wir es gern hätten. Wo etwas noch fehlt, steht das da.

Euer Verein bekommt eine eigene Datenbank

Club Base Cloud ist keine geteilte Plattform, in der jeder Verein eine Zeile in derselben Tabelle ist. Jeder Verein bekommt eine eigene Datenbank unter einer eigenen Adresse. Datenschutzrechtlich ist euer Verein Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter auf eure Weisung — dasselbe Verhältnis, das ihr mit eurer Buchhaltungssoftware ohnehin schon habt.

Spender sind durch eine Wand getrennt, nicht durch ein Recht

Spenderdaten liegen in einer zweiten Datenbank mit eigener Verbindung und eigenem Rollenkreis — ebenfalls je Verein getrennt. Die Sitzung der Geschäftsstelle erreicht sie nicht. Das ist kein Häkchen, das jemand versehentlich wegnehmen könnte: Ein automatischer Test legt zwei Vereine an und schlägt fehl, sobald einer die Spenden des anderen sehen kann. Wird ein Verein gelöscht, geht seine Spendendatenbank mit.

Kontonummern liegen verschlüsselt

Die IBAN eines SEPA-Mandats und die Anschrift eines Spenders sind im Ruhezustand verschlüsselt. Der Server kann sie lesen, weil die Lastschriftdatei und die Zuwendungsbestätigung sie brauchen. Ein gestohlener Datenabzug ist damit keine Kontenliste. In der Oberfläche stehen nur die letzten vier Stellen.

Die Lastschriftdatei liegt nie öffentlich

Eine erzeugte SEPA-Datei trägt die IBAN jedes einziehbaren Mitglieds. Sie liegt auf einer eigenen, je Verein getrennten Ablage, die nie über eine Adresse ausgeliefert wird; heruntergeladen wird sie über die Verwaltung, in der vorher die Rolle geprüft wurde.

Euer Geld berührt uns nie

Beiträge werden mit der Gläubiger-Identifikationsnummer eures Vereins auf euer Konto eingezogen, Spenden gehen unmittelbar auf euer Konto. An keiner Stelle liegt ein DigitAI-Konto dazwischen — das ist auch der Grund, warum wir keinen Prozentsatz nehmen: Es gibt nichts, wovon wir ihn nehmen könnten.

Geldbelege werden nie gelöscht

Rechnungen werden storniert, nicht gelöscht; ihre Nummernfolge bleibt lückenlos. Eine Rücklastschrift wird gegengebucht, statt die Zahlung zu entfernen. Eine ausgestellte Zuwendungsbestätigung ändert sich nie — das gesetzlich vorgeschriebene Doppel (§ 50 Abs. 7 EStDV) liegt verschlüsselt in der Datenbank, und das Programm verweigert jede Änderung daran. Auch ein Austritt nimmt die Beitragshistorie nicht mit: Die Buchhaltung ist zehn Jahre aufbewahrungspflichtig (§ 147 AO), das endgültige Löschen nach DSGVO ist deshalb ein eigener, bewusster Vorgang.

Was noch nicht fertig ist

Der Stand vom 26. August 2026, ehrlich: Es gibt noch keine Zwei-Faktor-Anmeldung, keinen automatischen Mahnlauf und keinen Import aus einem bestimmten Altprogramm — den bauen wir mit dem ersten Verein, dessen Bestand wir sehen. Der Nachweis, dass die erzeugte Lastschriftdatei einem Prüfschema der Bank standhält, steht noch aus; geprüft ist sie bisher gegen den Aufbau, den das Regelwerk beschreibt, und gegen eine eigene Testreihe. Wer als Design-Partner einsteigt, weiß das vorher.

Wie ihr eure Daten wieder herausbekommt

Mitglieder, Beitragsklassen, Rechnungen, Zahlungen, Mandate, Termine und Anwesenheit gehen vollständig mit, als CSV je Tabelle. Spenderdaten kommen in ihrem eigenen Archiv, gebunden an den Rollenkreis Spendenverwaltung — die Trennung überlebt den Export. Kostenlos, ohne Frist, ohne Begründung.

Was euer Vorstand schriftlich haben will

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Liste der Unterauftragnehmer, ein Löschkonzept und den Betriebsort. Wir legen das vor der Entscheidung auf den Tisch, nicht danach. Fragt früh danach — ein Vorstand, der diese Papiere spät sieht, vertagt auf die nächste Sitzung, und das ist meistens ein Quartal.

Wo die Server stehen

Für einen Piloten vereinbaren wir den Betriebsort mit euch, bevor irgendetwas eingerichtet wird. Unsere eigenen bestehenden Systeme laufen auf Servern in Deutschland und Finnland. Wenn euer Vorstand ein bestimmtes Land verlangt, sagt es im ersten Gespräch — das ist eine Frage der Einrichtung, keine Umkonstruktion.

Wer wir sind

DigitAI Solutions LLC ist in Florida eingetragen und wird persönlich von Christian Weidtke geführt. Eine US-Gesellschaft ist für einen deutschen Verein eine berechtigte Frage, und die ehrliche Antwort lautet: Der Sitz ist in den Vereinigten Staaten, die Systeme laufen in Europa. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Stand 26. August 2026. Fragen: hallo@clubbasecloud.com