Was belegt ist — und was vor dem Produktivbetrieb geklärt werden muss

Club Base Cloud verfügt über einen getrennten Kundenbetrieb und eine Stripe-Kaufstrecke. Technische Prüfungen ersetzen weder eine Bankfreigabe noch die Vereinbarung zur Verarbeitung eurer Mitgliederdaten.

Getrennter Vereinsbereich

Jeder Verein erhält eine eigene Vereinsdatenbank und eine getrennte Spendendatenbank. Kundenbetrieb und öffentliche Demo laufen in getrennten Prozessen mit getrennten Datenbankzugängen. Die Demo verwendet fiktive Daten.

Zugänge und sensible Daten

Eigene Zugänge und Rollen begrenzen den Zugriff. Für Vorstand, Kasse und Spendenverwaltung ist die Einrichtung der Zwei-Faktor-Anmeldung vorgesehen. IBANs und bestimmte Spenderdaten werden anwendungsseitig verschlüsselt; der Betreiberzugriff ist dadurch nicht ausgeschlossen.

Mitglieder übernehmen

Der Selbstimport prüft CSV/XLSX-Stammdaten mit Vorschau und eurer Bestätigung; bestehende Datensätze werden dabei nicht überschrieben. Für den vollständigen kostenlosen Datenumzug übernehmen wir zusätzlich den Abgleich von Zahlungsverläufen, SEPA-Mandaten und Sonderformaten. Gemeinsam prüfen wir den übernommenen Bestand, bevor ihr damit arbeitet.

Beiträge und Bank

Die Software prüft erzeugte SEPA-Dateien gegen das integrierte XSD-Schema und unterstützt Vorabankündigungen. Das belegt keine Annahme durch eure Bank. Vor dem ersten echten Einzug müssen Format, Fristen, Mandate und Testdatei gemeinsam mit der Hausbank geprüft werden.

Sicherung und Wiederherstellung

Für den Kundenbetrieb ist täglich eine verschlüsselte Sicherung eingerichtet. Sie umfasst Datenbanken, private Ablage und Betriebsumgebung. 14 Sicherungsgenerationen werden lokal und außerhalb des Anwendungsservers vorgehalten. Der private Entschlüsselungsschlüssel liegt außerhalb des Servers. Entschlüsselung und Wiederherstellung der neuen Zentraldatenbank wurden am 19. September 2026 geprüft. Am 15. Oktober 2026 wurde zusätzlich die gefüllte, fiktive Demo in eine isolierte Datenbank auf demselben Server wiederhergestellt: 33 Tabellen, 36 Mitglieder und 30 Rechnungen; sämtliche Datensätze stimmten mit der Quelle überein. Das belegt keinen Live-Offsite- oder Dateirestore, keine echte Vereins- oder Bankabnahme und kein SLA oder verbindliche Wiederherstellungszeit.

Vertragsunterlagen vor echten Daten

Vor der Verarbeitung echter Mitgliederdaten müssen Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Datenrückgabe, Löschung und internationale Zugriffe vereinbart sein. Die vorhandenen Vertragsunterlagen sind Entwürfe. DigitAI Solutions LLC sitzt in den USA; Betrieb und mögliche administrative Zugriffe sind im Vertrag ausdrücklich zu benennen. Ein EU-Serverstandort allein würde diese Fragen nicht beantworten.

Kauf und Zahlung

Stripe verarbeitet die Zahlung des Softwareabos. Mitgliedsbeiträge bleiben beim eigenen Verein und seiner Bank. Rechnungen, Zahlungsmittel und Kündigung des Softwareabos verwaltet der Vorstand im Stripe-Kundenportal. Die Vertrags- und Steuerangaben im Checkout sind vor Abschluss zu prüfen.

Stand 15. Oktober 2026. hello@clubbasecloud.com