Quand un registre partagé devient utile
La solution s’adresse aux associations où plusieurs bénévoles gèrent les coordonnées, les adhésions et les demandes. Le besoin apparaît notamment lors d’une absence, lorsque des sections tiennent leurs propres listes ou pendant un changement de comité. Pour une petite structure dont le tableur fonctionne bien, commencez par identifier la difficulté concrète.
Passer du tableur à un registre vérifié
Préparez un fichier CSV ou XLSX, associez ses colonnes aux champs puis contrôlez l’aperçu avant l’import. Commencez par un petit échantillon nettoyé. Convenez des données nécessaires, de la personne responsable et des anciennes listes qui ne seront plus mises à jour après validation.
Relier les membres aux tâches en cours
Les accès individuels remplacent le partage d’un même mot de passe. Dans le bureau du club, chaque dossier ouvert reçoit un responsable, un remplaçant et une prochaine étape. Une question d’adhésion reste ainsi visible. Le portail membre complète la gestion interne par une vue personnelle pour chaque adhérent.
Vérifier un résultat utile
Choisissez dix fiches représentatives et trois situations : une adhésion, une modification et un départ. Contrôlez les champs et les accès avec les rôles prévus. Le premier résultat attendu est un registre accepté et un responsable pour chaque question ouverte. Le gain de temps doit ensuite être mesuré dans votre association.
Convenir du périmètre avant la migration
Un accord de traitement des données doit précéder l’utilisation de données réelles. Les historiques de paiement, mandats SEPA et formats particuliers ne sont pas automatiquement inclus. L’accompagnement optionnel à 490 € couvre un fichier CSV/XLSX de 1 500 lignes maximum, la correspondance des champs, le contrôle de l’import et deux rendez-vous de 60 minutes. Les cas particuliers font l’objet d’un accord distinct.
Questions fréquentes
Peut-on importer notre liste Excel ?
Les fichiers CSV et XLSX sont pris en charge, avec correspondance des colonnes et aperçu. Un échantillon permet de vérifier ce qui peut être repris. Les formats particuliers sont à convenir séparément.
Chaque accès supplémentaire du comité est-il payant ?
Non. Les accès de l’équipe sont inclus. Le prix dépend des adhésions en cours, y compris celles en pause. Les demandes et les adhésions terminées ne comptent pas.
La démonstration deviendra-t-elle notre espace ?
Non. Elle contient des données fictives et est réinitialisée. Votre propre espace est créé après la souscription. N’y saisissez aucune donnée réelle de membre.